Klienci wiedzą czego chcą - więcej elastyczności w definiowaniu klauzul

Klienci wiedzą czego chcą - więcej elastyczności w definiowaniu klauzul

co nowego

Czy zgoda zawsze musi być checkboxem? Czy istnieją sytuacje, w których zgoda jest wymagana? Nasi klienci znają na te pytania odpowiedzi. Dlatego na ich prośby zmieniliśmy sposób definiowania klauzul :)

Dotychczas przy tworzeniu klauzul wymagaliśmy od użytkownika określenia czy tworzona przez niego prawna formuła była zgodą czy klauzulą informacyjną. To pojęcia stosowane w RODO, które niosą za sobą konkretne konotacje i chociaż ich zadaniem było pomaganie w podejmowaniu decyzji przez naszych klientów przy ich definiowaniu, na dłuższą metę okazały się... zbędne. Okazało się, że wiecie czego chcecie i zamiast naszych wskazówek potrzebujecie więcej elastyczności.

Dlatego właśnie zmieniliśmy sposób ich działania. Od teraz przy tworzeniu nowych klauzul – użytkownik ma do wyboru trzy parametry, które będą definiowały jej działanie. Postaram się pokrótce opisać je poniżej.

dodaj klauzulę_new.jpg


Zablokuj możliwość wycofania

Czasami przetwarzamy czyjeś dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, albo zawartej umowy. W takich przypadkach podmiot danych nie może w dowolnej chwili „wycofać” się z przetwarzania. Dobrym przykładem jest tutaj pracownik, który nie może z dnia na dzień wstrzymać przetwarzania swoich danych przez pracodawcę dopóki pozostaje z nim w stosunku pracy.

Jak to przekłada się na nasz system?

Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że klauzula nie będzie możliwa do wycofania w Panelu Prywatności przez osoby, które mają ją przypisaną. Konieczny będzie w tym celu kontakt z administatorem w celu ustalenia, czy takie wycofanie w ogóle jest możliwe (ze względu np. na inne przepisy).

Pytania pomocnicze dla wątpiących co zaznaczyć:

  • Czy podmiot danych, którego będzie dotyczyła ta klauzula – powinien mieć możliwość samodzielnego wycofania udzielonej zgody/akceptacji?
  • Czy powinien mieć możliwość zrezygnowania z realizacji celów przetwarzania danych powiązanych z tą klauzulą?

Wyświetlaj jako checkbox

Wszyscy kochamy checkboxy. Choć większość osób wciąż traktuje checkbox jako jedyną opcję „wyrażenia zgody”, to w rzeczywistości nie jest to wymagane. RODO jasno określa, że zgodą może być również inne zachowanie (np. wypełnienie formularza i wciśnięcie przycisku „wyślij” może być wystarczającą przesłanką zgody – o ile oczywiście w trakcie wypełniania formularza pojawiła się treść klauzuli, z którą użytkownik mógł się zapoznać). Co innego przypadki, w których konieczna jest tzw. ”wyraźna zgoda” – wtedy musimy znacznie lepiej udokumentować taką zgodę i checkbox może tutaj być bardzo przydatny.

Jak to przekłada się na nasz system?

Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że wszędzie tam gdzie klauzula będzie używana (np. w formularzach subskrypcji dla dziennikarzy) zostanie wyświetlona ona w formie checkboxa.

Pytania pomocnicze dla wątpiących co zaznaczyć:

  • Czy będę dla realizacji powiązanych celów zbierać dane, które wymagają tzw. "wyraźnej zgody"?
  • Czy jako akceptacja klauzuli wystarczy zapoznanie się z jej treścią (np. przy wypełnianiu formularza)?

Wymagaj zaznaczenia

Uwaga! Opcja dostępna tylko dla tych klauzul, które są wyświetlane jako checkbox.

Na pewno już zdążyliście się osłuchać z poniższą formulką:

zgoda jest dobrowolna, ale niezbędna aby...

Wiemy już, że zgoda zawsze jest dobrowolna, ale powyższe zdanie często oznacza, że zaznaczenie takiego checkboxa jest niezbędne. W praktyce oznacza to, że do niektórych formularzy musimy przygotować checkbox, który będzie wymagany. Czasami jest to zgoda na przetwarzanie danych, czasami jest to zgoda na wykorzystanie wizerunku (np. jako warunek uczestnictwa w konkursie).

Jak to przekłada się na nasz system?

Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że wszędzie tam gdzie klauzula będzie użyta (np. w formularzach subskrypcji dziennikarzy) nie będzie możliwe wysłanie formularza bez zaakceptowania tej klauzuli.

Pytania pomocnicze dla wątpiących:

  • Czy ta klauzula na pewno powinna być checkboxem?
  • Czy możliwe będzie jakiekolwiek przetwarzanie zbieranych przeze mnie danych bez akceptacji tej klauzuli?

W połączeniu z pozostałymi funkcjonalnościami – nowy sposób budowania klauzul daje wam teraz jeszcze więcej możliwości do odzwierciedlenia w naszej aplikacji rzeczywistego stanu waszych zbiorów i procedur :)

Masz uwagi na temat działania naszej aplikacji? Napisz do nas na support@netpr.pl!