Panel prywatności, czyli biuro prasowe lub newsroom przejmuje obowiązki względem osób, których dane dotyczą

Panel prywatności, czyli biuro prasowe lub newsroom przejmuje obowiązki względem osób, których dane dotyczą

RODO bezpieczeństwo zrób to lepiej co nowego

Każdy dziennikarz lub inny "kontakt" zgromadzony w twojej bazie danych ma prawo w dowolnym momencie zapytać o to kto jest administratorem bazy danych, w której się znajduje, jaki zakres jego danych jest przetwarzany oraz w jakim celu i na jakiej podstawie te dane są przetwarzane. Zobacz, jak nasz system pomaga w realizacji obowiązku udzielenia odpowiedzi na takie zapytania.

W czym problem?

Nie korzystając z przemyślanego oprogramowania, po otrzymaniu powyższych pytań możesz znaleźć się w patowej sytuacji - nie można pozostawić takiego pytania bez odpowiedzi, a nie można też na nie odpowiedzieć mailowo ujawniając w treści dane osobowe (chyba, że szyfrujesz maile, ale to dość problematyczna kwestia i temat do odrębnej dyskusji).

Rozwiązaniem mogłoby być przesłanie w mailu zaszyfrowanego pliku oraz dostarczenie do niego hasła inną drogą - to jednak mało eleganckie i mało wygodne. I co w przypadku, gdy dostaniemy 50 zapytań jednego dnia? Cały dzień pracy aby tylko odpowiedzieć na te pytania?

Dobrze, przekonaliście mnie - jak działa panel prywatności dostarczany przez netPR.pl?

W stopce każdego maila wysyłanego z naszego systemu od zawsze istniał link pt. „Edytuj lub usuń swoje dane”:

stopka maila.jpg

Od niedawna prowadzi on jednak w zupełnie nowe miejsce - do ekranu powitalnego panelu prywatności:

szanujemy twoje dane.jpg

Dlaczego do ekranu powitalnego a nie bezpośrednio do danych? Główna przyczyna to bezpieczeństwo i szacunek dla danych osobowych - maile z informacjami prasowymi często są forwardowane przez dziennikarzy do redakcyjnych kolegów. Gdyby link prowadził bezpośrednio do danych, wówczas bez trudu mogłaby je zobaczyć osoba do tego nieuprawniona.

Ok, co dalej?

W polu do tego przewidzianym należy wpisać swój adres e-mail. Na skrzynkę przyjdzie wówczas mail o treści jak poniżej:

mail z tokenem blur.jpg

Zablurowany został link z tokenem umożliwiającym dostanie się do docelowego miejsca z danymi osobowymi. Po jego kliknięciu ukazuje się widok jak poniżej:

Portal - dane.jpg

Oczywiście panel dostępny jest po szyfrowanym połączeniu, zatem nie ma obaw o bezpieczeństwo. Wszystkie dane, wyświetlane dla określonego "kontaktu" w tym miejscu, odzwierciedlają strukturę zbudowaną dla niego wewnątrz systemu. Jeśli określonej osobie dodasz jakiś profil i przypiszesz do niego klauzulę powiązaną z celem - te informacje zobaczy właśnie w tym miejscu. Jeśli ktoś trafił do twojej bazy poprzez wypełnienie formularza - automatycznie zostanie utworzony mu odpowiedni profil z przypiętymi klauzulami i celami.

Dobrze - czego można dowiedzieć się w panelu?

W panelu "kontakt" może zobaczyć:

  • jakie ma przypisane profile odbiorców
  • jakie zakresy danych są w ich ramach przetwarzane
  • w jakich celach i na jakich podstawach przetwarzane są te dane
  • kto jest administratorem bazy danych
  • w jakich publicznych listach dystrybucyjnych (Grupach) w systemie się znajduje

Co można zrobić w panelu?

"Kontakt" może:

  • wypisać się lub zapisać się do wybranych publicznych list dystrybucyjnych (checkboxy pod nagłówkiem Grupy)
  • wycofać zgodę (przycisk KLAUZULE)
  • wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania - w ustawieniach profilu można określić czy usuwanie profilu ma być zablokowane - może mieć to zastosowanie jeśli dane w ramach określonego profilu przetwarzane są na innej podstawie niż zgoda (ikonka z kwadracikami na pasku z nazwą profilu)
  • zablokować wysyłkę maili jednocześnie pozostając w bazie (jw.)
  • usunąć profil (jw.)

Ok. A czy istnieje jeden konkretny link do panelu, czy można do niego trafić jedynie ze stopki maila wysyłanego z systemu?

Dla każdego konta istnieje konkretny link i już niedługo będzie on prezentowany w panelu po zalogowaniu, tak aby był łatwy do skopiowania i przesłania do pytających osób lub nawet zamieszczenia na własnym newsroomie lub witrynie. Na chwilę obecną możesz go poznać wysyłając najbliższą kampanię mailową także do siebie - kliknij wówczas na ww. „Edytuj lub usuń swoje dane”.