Pierwsze kroki w nowym systemie - zasady gromadzenia danych i formularze

Pierwsze kroki w nowym systemie - zasady gromadzenia danych i formularze

RODO co nowego

Jeśli w systemie określiłeś już zakres danych dla poszczególnych profili, wprowadziłeś cele oraz klauzule, najwyższy czas aby w twoim newsroomie pojawił się nowy formularz. Będzie on zbierał dla ciebie zgody na komunikację i automatyzował porządek w bazie. Jak go stworzyć?

Zasady gromadzenia danych

Dla każdego profilu należy stworzyć przynajmniej jedną Zasadę gromadzenia danych. Na jej bazie będzie można tworzyć formularze rejestracyjne zbierające nowe dane, a ty zachowasz pewność, że osoby z określonych profili nie będą mogły mieć przypisanych innych celów przetwarzania niż wskazane przez ciebie. Jak to zrobić?

Zaloguj się do panelu zarządzania danymi osobowymi, a następnie w zakładce Profile kliknij na jednym z nich na przycisk Edytuj.

Po prawej stronie ekranu edycji zobaczysz nagłówek Zasady gromadzenia danych. Aby dodać nową - kliknij na przycisk Dodaj zasadę. Wówczas możliwe będzie:

  • określenie nazwy zasady (wewnętrznej, na potrzeby organizacji pracy użytkowników)
  • wybranie klauzul przypisanych do tej zasady (wybrane klauzule wyświetlą się w formularzu rejestracyjnym bazowanym na tej zasadzie, a dodatkowo ograniczy to możliwość przypisywania celów, które nie są powiązane z żadną podstawą prawną).

nowa zasada.jpg

Zasady zbierania danych dotyczą całego zakresu danych dla danego profilu. Oznacza to, że w formularzu rejestracyjnym bazującym na danej zasadzie - zawsze będą widoczne wszystkie atrybuty profilu, na którym się znajdujesz. Edytując atrybuty zasady, możesz określić, które z nich będą wymagane, a które opcjonalne.

atrybuty zasady.jpg

Formularze rejestracyjne

Po utworzeniu zasady, odwiedź moduł Kontakty. W zakładce Formularze rejestracyjne kliknij Dodaj formularz rejestracyjny.

Na pierwszym ekranie możesz wybrać profil, który będzie tworzony na podstawie danych z tego formularza. Poniżej będziesz mógł wybrać zdefiniowaną wcześniej przez ciebie zasadę zbierania danych osobowych - określającą, jakie klauzule będą dołączone do tego formularza i jaki zakres danych będzie taki formularz gromadził.

dodaj-formularz.jpg

Drugi ekran tworzenia formularza pozwala na:

  • określenie jego nazwy
  • zadecydowanie do jakiej listy będą przypisywane automatycznie osoby, które uzupełnią formularz
  • włączenie captchy dla formularza, aby ograniczyć spam
  • pozwolenie na definiowanie hasła (opcja nie ma sensu, jeśli biuro prasowe czy serwis nie pozwala na logowanie)

dodaj form.jpg

Dobra robota! Tak wygenerowany formularz jest gotowy do umieszczenia na stronie. Jak to zrobić?

Przechodzisz powyższy proces po raz pierwszy? Jest spora szansa, że konieczne będzie napisanie do nas na support@netpr.pl, abyśmy mogli zaktualizować używany przez Ciebie moduł do zbierania danych osobowych na stronie. Napisz nam:

  • nazwę formularza, który powinniśmy wybrać
  • adres strony, na której powinien znaleźć się zdefiniowany przez Ciebie formularz
  • ewentualne dodatkowe uwagi

Używałeś na swojej stronie już innego formularza zgodnego z RODO i masz dostęp do Site Buildera? Wystarczy, że wybierzesz formularz w odpowiednim bloczku na odpowiedniej stronie, na której chcesz go osadzić!