Pierwsze kroki w nowym systemie - cele, klauzule

Pierwsze kroki w nowym systemie - cele, klauzule

RODO co nowego

Po wpisaniu do systemu informacji o administratorze danych osobowych oraz zastanowieniu się jaki zakres danych dla poszczególnych profili będzie gromadzony, czas wprowadzić do systemu cele i klauzule.

Cele

Po przejściu do menu Cele i kliknięciu na Dodaj cel, możliwe jest dodanie celu w jakim określone kontakty będą gromadzone w bazie. Można dodawać wiele celów, można je modyfikować oraz archiwizować.

cel.jpg 

Po przejściu do tworzenia celu pojawią się dwa pola: Nazwa celu oraz Opis celu. Nazwa celu, to skrócona nazwa, która będzie pokazywana jedynie użytkownikom systemu. Opis celu, to szczegółowe jego określenie, które będzie mógł zobaczyć każdy kontakt na swoim portalu informacyjnym (oczywiście jeśli będzie miał on przyporządkowany ten cel komunikacji).

Klauzule (aktualizacja 28.02.2019)

Po dodaniu celu, czas na stworzenie klauzuli, która zostanie z nim powiązania, a następnie przypisana do kontaktu lub podpięta pod formularz.

Aby dodać nową klauzulę, w zakładce Klauzule kliknij przycisk Dodaj klauzulę. Po nadaniu jej nazwy, możliwe jest określenie jej parametrów oraz wprowadzenie jej treści. Popełniłeś literówkę lub po jakimś czasie zaszła potrzeba modyfikacji klauzuli? Nic nie szkodzi, wystarczy że dodasz nową wersję klauzuli. Możliwe jest także zarchiwizowanie nieaktualnej klauzuli i dodanie nowej.

dodaj klauzulę_new.jpg

Ten sam cel można przypisać do wielu klauzul i odwrotnie - jedna klauzula może posiadać przypiętych wiele celów. To ty jesteś administratorem swojej bazy i najlepiej wiesz na jakiej podstawie i w jakim celu chcesz gromadzić i przetwarzać dane osobowe - nie chcemy cię ograniczać.

 

Opis parametrów klauzul

Zablokuj możliwośc wycofania

Czasami przetwarzamy czyjeś dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, albo zawartej umowy. W takich przypadkach podmiot danych nie może w dowolnej chwili „wycofać” się z przetwarzania. Dobrym przykładem jest tutaj pracownik, który nie może z dnia na dzień zrezygnować z przetwarzania swoich danych przez pracodawcę dopóki pozostaje z nim w stosunku pracy.

Jak to przekłada się na nasz system?

Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że klauzula nie będzie możliwa do wycofania w Panelu Prywatności przez osoby, które mają ją przypisaną. Konieczny będzie w tym celu kontakt z administatorem w celu ustalenia, czy takie wycofanie w ogóle jest możliwe (ze względu np. na inne przepisy).

Pytania pomocnicze dla wątpiących co zaznaczyć:

  • Czy podmiot danych, którego będzie dotyczyła ta klauzula – powinien mieć możliwość samodzielnego wycofania udzielonej zgody/akceptacji?
  • Czy powinien móc sam zrezygnować z realizacji celów przetwarzania danych powiązanych z tą klauzulą?

Wyświetlaj jako checkbox

Wszyscy kochamy checkboxy. Choć większość osób wciąż traktuje checkbox jako jedyną opcję „wyrażenia zgody”, to w rzeczywistości nie jest to wymagane. RODO jasno określa, że zgodą może być również inne zachowanie (np. wypełnienie formularza i wciśnięcie przycisku „wyślij” może być wystarczającą przesłanką zgody – o ile oczywiście w trakcie wypełniania formularza pojawiła się treść klauzuli, z którą użytkownik mógł się zapoznać). Co innego przypadki, w których konieczna jest tzw. ”wyraźna zgoda” – wtedy musimy znacznie lepiej udokumentować taką zgodę i checkbox może tutaj być bardzo przydatny.

Jak to przekłada się na nasz system?

Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że wszędzie tam gdzie klauzula będzie używana (np. w formularzach subskrypcji dla dziennikarzy) zostanie wyświetlona ona w formie checkboxa.

Pytania pomocnicze dla wątpiących co zaznaczyć:

  • Czy będę dla realizacji powiązanych celów zbierać dane, które wymagają tzw. "wyraźnej zgody"?
  • Czy jako akceptacja klauzuli wystarczy zapoznanie się z jej treścią (np. przy wypełnianiu formularza)?

Wymagaj zaznaczenia

Uwaga! Opcja dostępna tylko dla tych klauzul, które są wyświetlane jako checkbox.

Na pewno już zdążyliście się osłuchać z poniższą formulką:

zgoda jest dobrowolna, ale niezbędna aby...

Wiemy już, że zgoda zawsze jest dobrowolna, ale powyższe zdanie często oznacza, że zaznaczenie takiego checkboxa jest niezbędne. W praktyce oznacza to, że do niektórych formularzy musimy przygotować checkbox, który będzie wymagany. Czasami jest to zgoda na przetwarzanie danych, czasami jest to zgoda na wykorzystanie wizerunku (np. jako warunek uczestnictwa w konkursie).

Jak to przekłada się na nasz system?

Zaznaczenie tej opcji spowoduje, że wszędzie tam gdzie klauzula będzie użyta (np. w formularzach subskrypcji dziennikarzy) nie będzie możliwe wysłanie formularza bez zaakceptowania tej klauzuli.

Pytania pomocnicze dla wątpiących:

  • Czy ta klauzula na pewno powinno być checkboxem?
  • Czy możliwe będzie jakiekolwiek przetwarzanie zbieranych przeze mnie danych bez akceptacji tej klauzuli?